Jak zajistit bezpečnost dokumentů

Čas od času se stane, že velká a důležitá společnost bojuje s únikem citlivých či jinak důležitých dat. To ale neznamená, že vám se něco podobného nemůže stát. Potřebujete proto zajistit počítačové systémy, sítě a informační procesy proti externím i interním hrozbám. Jak na to, popsal Allbusiness.com.

Vytvořte strategii pro správu informací

Díky technologiím můžete zlepšit bezpečnost dokumentů. Tyto nástroje však mohou fungovat jen tehdy, pokud vymezíte zásady, které budou řídit jejich užívání. Vaše organizace si tedy potřebuje určit strategii, která zajistí bezpečnost práce s informacemi.

Měli byste také zajistit to, abyste nemuseli skladovat všechny materiály - to by totiž vedlo k tomu, že nebudete vědět, kde najít to podstatné. Informace, které již nadále nebudete skladovat, musí být ale zajištěny proti úniku a zneužití.

Zabezpečte tiskárny a kopírky

Typickým sdíleným nástrojem pro práci s dokumenty jsou kopírky a tiskárny. Chcete-li, aby dokumenty byly v bezpečí, dovolte přístup k nim pouze autorizovaným osobám. Pomoci vám může heslo nebo karta.

Hlídejte dokumenty na jejich výstupu

Dokumenty s důležitými informacemi nebo osobními daty zákazníků mohou zůstat zapomenuté na tiskárnách. Pokud se chcete vyhnout zneužití dat kvůli zapomenutým dokumentům, využijte software pro správu tisku. Když zaměstnanec odešle dokument k vytisknutí, zůstane ve frontě, dokud dotyčný k tiskárně nepřistoupí. Poté se přihlásí a dokument se vytiskne.

Neukládejte dokumenty s důvěrnými informacemi

Je pravděpodobné, že spousta dokumentů ve vaší firmě obsahuje citlivé informace o vaší společnosti, zaměstnancích nebo zákaznících. Takové dokumenty je potřeba postupně skartovat, aby se nedostali do rukou lidí, kteří je mohu zneužít. Dokumenty s informacemi, které pro vás již nejsou důležité nebo existují v digitální podobě, proto skartujte co nejrychleji.

-ka-

Zdroj: AllBusiness - americký server a komunita pro malé a střední podnikatele
Zobrazit přehled článků ze zdroje AllBusiness