Despite numerous communication channels being available, a large portion of work-related communication still takes place over e-mail. Whether you communicate with customers, business partners or colleagues, you will appreciate the following overview of fatal mistakes that you should avoid when writing e-mails as they make you look very unprofesssional.
Mistakes in dates and names
If the names of the addressee, other people or company are wrong, either in the subject line or body of the e-mail, you might be in for trouble. If people recognize that you are just sending them an e-mail that was originally written for someone else, they might feel justifiably insulted. Always make sure that all names and dates are correct in your e-mail.
Grammatical errors
We understand there are people who have problems with grammar and spelling, but your e-mail templates should always be error-free. If you are not sure how something is spelled, take time to look for the rule. Some people (and there are a lot of them) are very sensitive to grammatical errors.
Informal language
Informal vocabulary, joviality and addressing clients and media partners with too much familiarity will devalue you in their eyes. According to The Muse, this style might correspond to what your company does, but everything has its limits. Remember that not everybody likes humorous people, and many people immediately imagine an unprofessional person when you're too jolly.
Missing attachments
Before hitting „send“, go through your e-mail sentence by sentence and check that the file you say is attached is really there. Missing attachments are a typical sign of lack of attentiona and detail.
Sending e-mails before you finish them
You absolutely cannot send an email before it is finished. A typical mistake is a missing signature. If you have this problem, write the e-mail leaving the address line blank, and put it there only after you have finished checking the message thoroughly.
-mm-
Fatální chyby při psaní e-mailů (ať už klientům nebo kolegům)
I přes nesčetné množství různých komunikačních kanálů se stále velká část pracovní komunikace odehrává přes e-mail. Ať už komunikujete primárně se zákazníky, obchodními partnery nebo kolegy, bude se vám hodit následující přehled fatálních chyb, kterých byste se měli při psaní e-mailů vyvarovat, protože díky nim vypadáte značně neprofesionálně.
Chyby v oslovení, datech a jménech
Jestliže máte v předmětu nebo v textu e-mailu špatně jméno adresáta, nějaké jiné osoby nebo firmy, zaděláváte si na velký problém. Jestliže lidé poznají, že jim akorát přeposíláte upravený e-mail, který byl původně napsán pro někoho jiného, mohou se po právu cítit skutečně uraženi. Vždy se ujistěte, že všechna jména a data jsou ve vašem e-mailu správně.
Gramatické chyby
Chápeme, že někdo má od přírody s gramatikou a správným pravopisem problém. Vaše e-mailové šablony by ale měly být zcela bez chyby. Pokud si nejste jisti, jak se něco píše, dejte si na čas a danou věc vyhledejte. Někteří lidé (a není jich málo) jsou na gramatické chyby velmi citliví.
Neformální jazyk
Neformální jazyk, žoviálnost a příliš familierní oslovení potenciálních klientů nebo mediálních partnerů jsou věci, které vás v očích vašich adresátů shazují. Podle serveru The Muse sice tento styl může odpovídat tomu, čím se vaše firma zabývá, nicméně vše by mělo mít své meze. Pamatujte, že ne všichni lidé mají žoviálnost rádi a mnozí z nich si za neformálním jazykem ihned představí neprofesionála.
Chybějící přílohy
Před každým odesláním si e-mail projděte a u každé věty, kde slibujete nějakou přílohu, se ujistěte, že se daný dokument v příloze skutečně nachází. Chybějící přílohy jsou totiž typickým znakem nedostatku pozornosti a smyslu pro detail.
Odeslání e-mailu před jeho dokončením
Nesmí se vám stávat, že odešlete adresátovi e-mail ještě předtím, než je dokončen. Typicky třeba může chybět váš podpis. Jestliže se vám tento problém děje, naučte se e-mail psát aniž byste měli uvedenou e-mailovou adresu v kolonce adresáta. Tu tam dejte opravdu až ve chvíli, kdy zprávu důkladně zkontrolujete.
-mm-