If you work in a social networking team, you probably know how difficult it can be to keep everyone in the loop. It's even harder if you work remotely. So how do you get everything under control to keep your team productive?
Divide up the roles
Each team is composed of individuals who differ from each other, each with unique qualities and expertise. As a manager, you need to understand this diversity and identify the qualities that make each team member different. You then need to assign them their specific job roles so they know what to do. Here are two common strategies you can use:
- Assign roles by network - Divide your social media marketing efforts into different channels and have a specific person in charge of managing each one. This way, the work is evenly distributed, and you can have a direct point of contact to monitor performance for a given channel, and there is no confusion.
- Assign a role by function - for example, one person is in charge of content creation, another is in charge of publishing and distribution, etc. You can choose a strategy based on team size, flexibility, and individual skills.
Whatever strategy you choose, it is imperative that you regularly change roles and that everyone has the opportunity to learn and improve. In addition, it also increases their effort to work as a team, because everyone learns from each other.
Focus on your social networking strategy and style
Once you have assigned roles, you need to define the process that each person will follow. Be as specific as possible:
- Develop a strategy - Every business is unique and your social network should reflect this as well. You need to document your strategy and share it with everyone on the team so that they can align with it. Then you can go to the definition of work processes.
- Create a style guide - All efforts to communicate on social networks should be consistent and synchronized with your brand. That's why you need to create a social networking style guide and share it with the team.
Create team processes
The most important step in seamless collaboration in a social networking team is the development of workflows that everyone follows.
- Set up a calendar - Schedule your social media campaigns and use the publishing calendar to maintain harmony in your publishing frequency and efforts. Using a publishing calendar is actually the smartest way to keep all team members on the same page, because everyone can see what is being published online and when.
- Elaboration of specific scenarios - For example, handling technical queries on social networks. Your social networking team is your first line of communication, and they need to be able to communicate basic information to users. However, based on the specific scenario, they need to know where to pass the query and ask the team / person to take over.
Keep evolving
What worked as a strategy a few days ago may have become an outdated trend today. That's why maintaining flexibility with a social networking team is key. You and your team must have regular, meaningful interaction to make sure you can keep up with these changes.
You can do this as follows:
- Continuous communication - Define communication channels where team members can share ideas and updates. This flow of information, which keeps everyone in the loop, allows teams to keep up with the latest trends and bring about changes in work strategies accordingly.
- Early meetings for the exchange of ideas - In addition to the regular exchange of communication, the team must always have regular meetings to analyze how things work, changes in trends and how you can prepare your social media efforts for the future.
-bb-
Tipy a nástroje pro efektivní týmovou práci na sociálních sítích (1/2)
Pokud pracujete v týmu, který se věnuje sociálním sítím, pravděpodobně víte, jak náročné může být udržet všechny na jedné lodi. A co teprve, pokud pracujete na dálku. Jak tedy dostat vše pod kontrolu, aby tým fungoval produktivně?
Rozdělte role
Každý tým je složen z jednotlivců, kteří se navzájem liší, každý má jedinečnou kvalitu a odborné znalosti. Jako manažer musíte porozumět této rozmanitosti a identifikovat vlastnosti, díky nimž je každý člen týmu jiný. Musíte jim poté přiřadit jejich konkrétní pracovní role, aby věděli, co mají dělat. Zde jsou dvě běžné strategie, které můžete použít:
- Přiřaďte roli podle sítě – rozdělte své marketingové úsilí v sociálních médiích na různé kanály a pro každý kanál mějte konkrétní osobu odpovědnou za správu. Tímto způsobem se pracovní úsilí dělí rovnoměrně, můžete mít přímý kontaktní bod pro sledování výkonu pro daný kanál a nedochází k nejasnostem.
- Přiřaďte roli podle funkce – například jedna osoba má na starosti tvorbu obsahu, druhá má na starosti publikování a distribuci atd. Na základě velikosti týmu, flexibility a dovednosti jednotlivců si můžete vybrat strategii.
Bez ohledu na strategii, kterou si vyberete, je naprosto nezbytné, abyste role neustále střídaly a každý měl možnost se učit a zlepšovat. Kromě toho také zvyšuje úsilí o spolupráci v týmu, protože se učí všichni navzájem.
Zaměřte se na svou strategii a styl sociálních sítí
Jakmile budete mít rozdělené role, je potřeba definovat proces, kterým se bude řídit každý jednotlivec. Buďte co nejkonkrétnější:
- Vypracujte strategii – Každé podnikání je jedinečné a vaše sociální síť by to měla odrážet stejně. Musíte zdokumentovat strategii a sdílet ji se všemi v týmu, aby se s ní mohli sladit. Poté můžete přejít k definici pracovních procesů.
- Vytvořte si průvodce stylem – Veškeré snahy o komunikaci na sociálních sítích by měly být jednotné a synchronizované s vaší značkou. To je důvod, proč musíte vytvořit průvodce stylem sociálních sítí a sdílet s týmem.
Vytvořte týmové procesy
Nejdůležitějším krokem bezproblémové spolupráce v týmu sociálních sítí je vývoj pracovních postupů, které by všichni následovali.
- Nastavte si kalendář – Naplánujte si své kampaně na sociálních sítích a pomocí publikačního kalendáře udržujte harmonii ve své publikační frekvenci a úsilí. Použití publikačního kalendáře je ve skutečnosti nejchytřejší způsob, jak udržet všechny členy týmu na stejné stránce, protože každý může vidět, co a kdy se zveřejňuje online.
- Zpracování konkrétních scénářů – Například vyřizování technických dotazů na sociálních sítích. Jelikož je váš tým sociálních sítí vaší první komunikační linkou, musí být schopen sdělit základní informace uživatelům. Na základě konkrétního scénáře však musí vědět, kam dotaz předat, a požádat daný tým/osobu o převzetí.
Stále se vyvíjejte
To, co před několika dny fungovalo jako strategie, se dnes mohlo stát zastaralým trendem. To je důvod, proč je udržení flexibility ve spolupráci s týmem sociálních sítí klíčové. Vy a váš tým musíte mít neustálé smysluplné interakce, abyste se ujistili, že vy můžete držet krok s těmito neustálými změnami. Můžete to udělat takto:
- Nepřerušovaná komunikace – Definujte komunikační kanály, kde mohou členové týmu sdílet nápady a aktualizace. Tento tok informací, který udržuje všechny ve smyčce, umožňuje týmům držet krok s nejnovějšími trendy a podle toho přinést změny v pracovních strategiích.
- Včasná setkání pro výměnu nápadů – Kromě pravidelné výměny komunikace musí mít tým vždy pravidelná setkání, aby analyzoval, jak věci fungují, změny v trendech a jak můžete připravit své úsilí v sociálních sítích na budoucnost.
-bb-